Preia controlul: Cum să obții tot ce îți dorești de la afacerea ta

Preia controlul: Cum să obții tot ce îți dorești de la afacerea ta / Get A Grip: How to Get Everything You Want from Your Entrepreneurial Business de Gino Wickman și Mike Paton este o fabulă de afaceri din seria Tracțiune care se adresează echipelor de conducere ale companiilor, fiind un instrument util în vederea implementării simple și eficiente a sistemului EOS (Sistemul de Operare Antreprenorial) în cadrul oricărei organizații. Asta pentru că „Preia controlul” detaliază pas cu pas procesul de implementare a sistemului EOS în cadrul unei companii, arătând totodată cum o poate transforma și cum o poate conduce pe culmile succesului.

Cartea, deși este doar o ficțiune, a fost inspirată de povestea adevărată a unei companii care a depășit toate dificultățile cu care se confrunta și a dat lovitura implementând sistemul EOS. Așadar, dacă Tracțiune este o descriere amănunțită a EOS, „Preia controlul!” este exemplul concret al unei companii care implementează EOS.

Gino Wickman și Mike Paton au făcut din a-i ajuta pe oameni să obțină ceea ce-și doresc de la afacerile lor, o pasiune. Pentru a da viață acestei pasiuni, ei ajută companiile să implementeze Sistemul de operare antreprenorial (EOS) în cadrul lor. Odată implementat în cadrul unei organizații, EOS îi ajută pe lideri să dezvolte afacerea, să obțină un control mai bun, să aibă o viață mai echilibrată și să câștige mai multă tracțiune, întreaga organizație avansând împreună ca o echipă sănătoasă, funcțională și eficientă.

Editura ACT și Politon a publicat până în prezent din seria Tracțiune următoarele titluri: 

•           Tracțiune - este prima și cea mai bine vândută carte a lui Gino Wickman, fiind o lectură obligatorie pentru proprietarii și liderii de afaceri care cresc în ritm alert. „Tracțiune” este un ghid clar și util care a ajutat mii de antreprenori să utilizeze puterea EOS pentru a obține ceea ce-și doresc de la afacerea lor.

•           Ce mai e și EOS-ul ăsta? - se adresează în special angajaților companiei, dar și managerilor și supervizorilor;

•           Rocket Fuel (Alimentează racheta!)– este cartea din seria Tracțiune care se adresează Vizionarului și Integratorului.

Cartea este împărțită în opt capitole după cum urmează:

Capitolul 1: INCIDENTUL

În acest prim capitol ne este prezentat cazul companiei Swan Services care, după opt ani de creștere continuă, stagnează. Echipa de conducere a companiei încearcă să înțeleagă unde s-a greșit și să ajute compania să crească din nou.

Iată care sunt problemele detectate de manageri în cadrul companiei:

•           Echipa de vânzări nu își atinsese obiectivul în trei din ultimele cinci trimestre.

•           Clienții existenți începuseră să renunțe la serviciile companiei sau să investească mai puțin;

•           Costurile interne crescuseră semnificativ;

•           Câțiva angajați-cheie demisionaseră brusc în ultimele luni.

•           Tensiunea provocată de stagnarea companiei a generat conflicte între membrii echipei de conducere.

Urmărim astfel echipa din conducerea companiei Swan Services cum caută o soluție pentru a ieși din criza actuală și o urmărim pe Eileen Sharp, partener în cadrul organizației, identificând o posibilă soluție la problemele companiei: Tracțiunea.

Capitolul 2: POTRIVIREA

În această a II-a secțiune a cărții descoperim ce înseamnă tracțiunea: un mod de operare simplu, holistic al unei companii antreprenoriale, însumând un amestec de concepte general valabile și instrumente simple din lumea reală.

Tot aici asistăm la primele ședințe ale comitetului executiv al companiei Swan Services ținute alături de Alan Roth – consultant în Tracțiune – pe care Eileen Sharp îl angajează pentru a ajuta compania să depășească dificultățile cu care se confruntă.

Vedem astfel cum, Alan Roth va face o scurtă evaluare a eficienței companiei înainte de începerea implementării tracțiunii în companie:

Această evaluare se va baza pe răspunsurile comitetului executiv al Swan Services la întrebări precum:

•           Cât de eficiente sunt ședințele interne?

•           Pe o scară de la unu la zece, cât de mult rezonează angajații cu strategia organizației?

•           Cum evaluați nivelul de responsabilitate care există în organizație?

Ulterior, Alan Roth le prezintă membrilor consiliului director al Swan Services cele șase componente-cheie în care compania urma să exceleze după implementarea EOS:

•           Viziunea: O viziune puternică înseamnă ca toți angajații unei companii să fie 100% pe aceeași lungime de undă cu privire la direcția în care se îndreaptă organizația și la modul în care se va ajunge acolo.

•           Oameni

•           Date

•           Probleme

•           Procese 

•           Tracțiune.

Tot acum aflăm o serie de instrumente utile pentru buna funcționare a oricărei organizații precum:

•           „Vision/Traction Organizer (V/TO)” (Organizatorul Tracțiunii/Viziunii). Cu ajutorul acestui instrument orice organizație poate obține o viziune unică, convingătoare, care să-i facă pe toți angajații să se îndrepte în aceeași direcție.

•           „Analizatorul de persoane”- ajută companiile să numească oamenii potriviți în posturile potrivite.

•           „Diagrama de responsabilități” - ajută la construirea structurii ideale a organizației și la stabilirea cu precizie a rolurilor și responsabilităților tuturor;

•           Tabele de scor personalizate la nivelul fiecărui departament și fiecărui angajat - fac posibilă evaluarea precisă a fiecărui departament și a fiecărui angajat, în funcție de cel puțin o valoare cuantificabilă.

•           „IDS” – unde „I” vine de la „identifică”, „D” vine de la „discută”, iar „S” vine de la „soluționează”.

•           Pietrele: prioritățile de top ale unei organizații într-un interval de 90 de zile;

•           Ședința de monitorizare și Ședințele de „Nivel 10”.

Capitolul 3: FOCALIZARE

Această întâlnire are loc la trei săptămâni de la prima întâlnire a echipei de conducere Swan Services cu Allan Roth. Cu această ocazie aflăm cum evoluează implementarea Tracțiunii până acum în cadrul organizației și ce trebuie făcut mai departe. Acum îi cunoaștem pe cei șase membri ai consiliului de conducere ai Swan Services și aflăm ce rol are fiecare dintre ei în cadrul firmei:

•           Evan McCullough, vicepreședintele pe operațiuni;

•           Sue Meecham, conduce echipa de vânzări

•           Carol se ocupă de CFO: contabilitate, financiar, facturare, colectări;

•           Art, director de marketing;

•           Eileen Sharp și Vic – parteneri la Swan Services.

Aflăm care sunt cele 5 abilități esențiale pentru un lider:

•           Simplifică

•           Deleagă

•           Anticipează

•           Sistematizează

•           Structurează

Și cele cinci funcții majore care asigură funcționarea oricărei organizații:

•           Vânzări/marketing: construiește brandul Swan. Unde, planul de marketing identifică potențiali clienți, face studii de piață, se ocupă de instrumentele de marketing/website, iar vânzările se referă la LMA - leadership, management și accountability (conducere, management și responsabilitate), la stabilirea și atingerea obiectivelor cu privire la venituri, la procesul de vânzări și la stabilirea de așteptări rezonabile în rândul clienților.

•           Operațiunile se ocupă de: LMA; satisfacția clientului; predarea proiectelor (la timp, fără depășirea bugetului sau chiar reducând costurile); gestionarea resurselor; procesul operațional.

•           Finanțe: LMA; buget și raportare; conturi de creanțe/datorii; HR; IT; administrarea activității.

•           Integratorul: este responsabilul pentru colaborarea armonioasă a celorlalte funcții majore în vederea atingerii obiectivelor organizației. El se ocupă de LMA; realizarea profitului și a pierderilor, a planului de afaceri; înlătură obstacolele/barierele; proiecte speciale; partea legală și de conformitate.

•           Vizionarul este responsabil pentru: idei mărețe; relații importante; rezolvarea problemelor complicate; cultură; tendințe ale pieței.

Ulterior, funcțiile celor șase membri ai consiliului de conducere sunt redistribuite în funcție de competențele lor.

În cadrul aceleiași întâlniri, cei șase  stabilesc și opt pietre (obiective care trebuie îndeplinite cu prioritate) pentru următoarea perioadă. Acestea aveau să-i ajute să repună pe picioare compania, stabilindu-și în același timp, fiecare dintre ei, câte șase pietre pentru departamentul pe care îl conduc. 

Tot acum, se stabilesc și 22 de potențiale valori cuantificabile pentru tabelul de scor. 

Pentru ședința în vederea stabilirii viziunii companiei, cei șase realizează o imagine de ansamblu a situației actuale a organizației lor. 

Capitolul 4: VIZIUNEA – partea  întâi

Ședința de două zile în vederea stabilirii viziunii companiei are loc la patru săptămâni după prima sesiune de o zi, din biroul lui Alan. Ședința de două zile de formare a viziunii va reprezenta un model de distribuire a sarcinilor în companie (în funcție de pietrele acesteia) bun de urmat de către orice director general. 

Această ședință începe cu o trecere rapidă în revistă a celor șase componente-cheie ale EOS și a sistemului pe care echipa a început să-l implementeze în cadrul organizației prin consolidarea componentelor. Apoi, se stabilesc următorii pași în vederea implementării Tracțiunii.

Temele discutate în cadrul acestei întâlniri sunt:

•           Care sunt valorile fundamentale ale companiei – acele principii esențiale, trainice care definesc cultura unei organizații.

•           Centrul atenției – Care este punctul forte al organizației.

•           Obiectivul pe 10 ani – cum ar trebui să sune un astfel de obiectiv;

•           Strategia de marketing 

•           Tabloul pe 3 ani – Cum va arăta compania peste 3 ani;

•           Planul pe 1 an: ce măsuri concrete se vor implementa.

•           Pietrele trimestriale: obiectivele prioritare pe termen scurt și pe termen lung;

•           Lista cu probleme de rezolvat în următoarea perioadă.

Capitolul 5: VIZIUNEA – partea a doua

A doua zi, discuțiile celor șase s-au concentrat pe instrumentele fundamentale ale afacerii lor:

•           V/TO care detaliază direcția în care se îndreaptă compania și care este planul de bătaie;

•           Diagrama de responsabilități – care detaliază rolurile și responsabilitățile tuturor;

•           Ședința de monitorizare, pietrele trimestriale Swan Services și tabelul de scor care contribuie la păstrarea concentrării și disciplinei.

Implementarea lor la nivel de organizație reprezintă 80% din munca care va fi necesară pentru consolidarea celor șase componente-cheie ale afacerii Swan Services.

Următoarele puncte de pe agenda întâlnirii sunt:

•           Valorile fundamentale;

•           Angajarea pe baza valorilor companiei;

•           Obiectivul pe 10 ani al companiei: venituri de 40 de milioane $ cu un profit net de 15%.

•           Caracteristicile unice ale companiei lor – denumite sub titlul generic de centrul atenției;

•           Strategia de marketing;

•           Tabloul pe 1 an, respectiv pe trei ani al companiei;

•           Pietrele SMART ale companiei, trimestriale și individuale – ceea ce compania va implementa până la următoarea întâlnire.

•           Lista cu probleme existente până în momentul de față;

•           Următorii pași care vor fi făcuți.

Organizatorul viziunii/tracțiunii Swan Services din finalul acestui capitol va reprezenta un model foarte clar pentru toți cei care vor să implementeze Tracțiunea la nivelul organizației lor.

Capitolul 6: SCHIMBĂRI IMPORTANTE

În continuare vedem cum, pe măsură ce este implementată Tracțiunea, rezultatele pozitive încep să apară la nivelul organizației.

Asistăm, așadar la prima sesiune trimestrială la împlinirea a 90 de zile de la începerea implementării EOS în cadrul Swan Services.

Între timp s-au făcut anumite schimbări în companie menite să ajute la bunul mers al acesteia. Vei vedea aici despre ce schimbări este vorba.

Alan le arată celor șase membri ai echipei de conducere unde se află în acest moment pe drumul spre succes și le prezintă agenda întâlnirii. Pe lista chestiunilor importante se află:

•           OBIECTIVELE ÎNTÂLNIRII: clarificarea viziunii, stabilirea unui plan solid pentru trimestrul următor și rezolvarea problemelor critice.

•           Analiza trimestrului 2: urmărește în ce măsură compania și fiecare dintre cei șase membri ai echipei din conducerea companiei și-au realizat pietrele;

•           V/TO (direcția în care se îndreaptă compania și care este planul de bătaie) – cu scopul de a se reasigura că toți sunt 100% pe aceeași lungime de undă în privința direcției în care se îndreaptă și a modului în care plănuiesc să ajungă acolo. Această parte a ședinței ia în discuție: valorile fundamentale; centrul atenției; obiectivul pe 10 ani; strategia de marketing; tabloul pe trei ani; planul pe 1 an; lista cu probleme și rezolvarea acestora în echipă; 

•           Stabilirea pietrelor pentru trimestrul 3: 

•           IDS (Identifică, Discută, Soluționează)

•           Următorii pași pe care îi vor întreprinde.

Capitolul 7: ȘEDINȚA ANUALĂ

Ședința anuală are loc la un an după începerea procesului de implementare a EOS în cadrul companiei. Între timp, o mulțime de lucruri s-au îmbunătățit în cadrul Swan Services, iar transformările sunt de-a dreptul extraordinare. Acest lucru este valabil inclusiv în ceea ce privește starea de spirit a celor șase membri ai echipei de conducere. Urmăriți aici despre ce schimbări este vorba, ce concluzii s-au tras la evaluarea de un an a evoluției Swan Services și ce obiective s-au stabilit pentru următoarea perioadă.

Capitolul 8: TRACȚIUNE

Ultimul capitol este un tablou al succesului. O imagine a companiei și a celor șase membri ai echipei de conducere care savurează rezultate palpabile după doar un an de la începerea implementării EOS.

O imagine pe care orice antreprenor și-ar dori să o aibă în organizația sa.

Așadar, dacă ai citit Tracțiune, această carte este cu siguranță următoarea carte din această serie pe care trebuie să o citești. Asta pentru că, „Preia controlul” este un ghid pas cu pas care te va ajuta să implementezi cadrul teoretic din Tracțiune în organizația ta. 

„De-a lungul anilor, am auzit nenumărate mărturii de la antreprenori care au luat drept literă de lege prima carte a lui Gino, Tracțiune, dar numai după ce am citit Preia controlul am văzut clar cum implementarea EOS poate transforma cu adevărat o afacere și o poate duce pe culmile succesului. Această carte îți va schimba compania – și viața.”

 – Bo Burlingham, redactor-șef al revistei Inc., autorul cărții Small Giants: Companies That Choose to Be Great Instead of Big (Mici giganți. Companii care aleg să fie mărețe, în loc să fie mari)