Munceşte eficient

Muncește eficient: Ai încredere în puterea stilului tău personal de productivitate / Work Simply de Carson Tate este cartea de care ai nevoie dacă îți dorești să muncești mai simplu și mai eficient, pentru că te îndrumă pas cu pas cum să folosești planificarea inteligentă pentru a face mai mult, cu mai puțin efort. Dar cartea aceasta nu este doar despre cum să fii mai organizat și mai productiv, cartea aceasta este de fapt despre cum să nu mai fii mereu ocupat cu munca, pentru a te bucura mai mult de rostul și sensul vieții tale.

Așadar, dacă te regăsești în descrierea de mai jos, înseamnă că în mod cert vei găsi ceva folositor în această carte:

„De multe ori, nu reușim să înțelegem pe deplin prețul pe care îl plătim, la nivel individual și ca societate, pentru acceptarea unui stil de viață văduvit de resursele noastre cele mai prețioase: timpul, libertatea și sensul. Pierderea acestora reprezenta un preț pe care eu, una, nu mai voiam să-l plătesc. Dar tu?

Dacă te simți obosit, frustrat și cauți cu disperare o soluție pentru stresul și haosul din viața ta, ai ales cartea potrivită. Muncește eficient îți va arăta pas cu pas cum să-ți personalizezi sistemele, utilizând caracteristicile unice care te definesc și felul în care gândești. Îți vor fi prezentate strategii și instrumente confirmate, croite pentru stilul tău de gândire. Vei învăța cum să colaborezi bine cu ceilalți pentru a-ți face efectiv treaba. Vei obține în cele din urmă un sistem de productivitate care ți se potrivește realmente la un nivel fundamental.”

Cartea este împărțită în 15 capitole, după cum urmează:

Capitolul I: Muncește mai inteligent, nu mai mult

Ți s-a întâmplat vreodată să te uimești pe tine însuți cu stilul haotic în care încerci să le rezolvi pe toate în zilele superaglomerate? Recunoști faptul că dacă te-ai uita la un film al cărui protagonist ai fi tu în astfel de zile, ai plânge? 

Cartea lui Carson Tate s-a născut din același motiv enunțat mai sus. Autoarea devenise atât de copleșită de propriile sarcini la un moment dat, încât știa sigur că nu mai putea continua astfel. Dându-și seama că strategiile care au în vizor planificarea timpului nu funcționează, a încercat să rezolve problema programului supraîncărcat prin adoptarea unui stil de productivitate individual. Dar până la a vedea ce reprezintă de fapt personalizarea productivității, este necesar să afli ce te împiedică să ai succes.

Capitolul 2: Pregătește-te să lucrezi mai inteligent

Potrivit autoarei, cele două obstacole principale care îi împiedică pe cei mai mulți dintre noi să aibă succes sunt:

• Poziția de control: gradul în care tu crezi că poți controla evenimentele care te afectează;

• Vina și „ar trebui”: nu poți fi eficient atunci când te simți vinovat că nu petreci destul timp cu familia, nu te odihnești suficient, nu aloci timp suficient și celorlalte aspecte ale vieții tale care nu implică jobul propriu zis.

Depășește aceste obstacole folosind anagrama P.O.W.E.R. – Priorități, Oportunități, Cine, Așteptări și Real. Ordonează-ți prioritățile în funcție de acești factori și vei scăpa pentru totdeauna de sentimentul de vină și de grija lui „ar trebui”.

Capitolul 3: Care este stilul tău de productivitate?

Cercetătorii din domeniul neuroștiințelor au studiat tiparele universale ale funcționării creierului, identificând totodată și diferențele semnificative dintre felurile în care gândesc și muncesc oamenii. Au ajuns astfel la concluzia că fiecare dintre noi are un anumit stil cognitiv care ne influențează percepția, felul cum gândim, învățăm, rezolvăm probleme sau interacționăm. Astfel, conceptul de emisfericitate exprimă abilitățile pe care le stăpânește mai bine o persoană în funcție de emisfera creierului pe care o folosește cel mai mult. 

Carson Tate ne arată aici că stilul cognitiv ne influențează în egală măsură și stilul de productivitate, de aceea, un ps important spre a munci mai eficient este, din punctul ei de vedere, efectuarea testului de evaluare a stilului de productivitate. Testul îl vei găsi în această secțiune a cărții și nu îți va lua mai mult de 10 – 15 minute pentru a-l rezolva. În funcție de rezultatele testului, vei afla ce tip de productivitate ai:

• Ierarhizator;

• Vizualizator;

• Planificator;

• Organizator.

Și care sunt instrumentele de productivitate care te-ar putea ajuta în funcție de stilul pe care îl ai.

Capitolul 4: Gestionează-ți atenția

Menținerea atenției asupra unui singur lucru este foarte dificilă în zilele noastre, asta pentru că există nenumărați factori de distragere. Dar pentru a fi productivi avem nevoie de atenție și concentrare. Autoarea îți va furniza aici câteva modalități de a-ți îmbunătăți concentrarea. Este vorba mai exact despre strategii de gestionare a atenției adaptate stilului tău de productivitate.

Tot aici vei afla care sunt cei mai mari factori digitali de distragere ai atenției, dar și câteva strategii care să împiedice tehnologia să-ți distragă atenția adaptate stilului tău de productivitate, dar și câteva strategii de a minimiza impactul întreruperilor în funcție de stilul tău de productivitate.

Capitolul 5: Stabilește-ți prioritățile

Indiferent de stilul tău de gândire, stabilirea unor obiective realiste, incitante, orientate spre acțiune, direcționale și proprii reprezintă un pas esențial spre atingerea adevăratei productivități – o minte limpede și concentrată, care să nu fie asediată de nehotărâre. Obiectivele READY (realiste, entuziasmante, orientate spre acțiune, direcționale, proprii)  reprezintă o modalitate simplă de a te motiva singur să faci mai mult. Propunându-ți obiective clare pe plan profesional, personal, spiritual și al sănătății, în mod cert vei realiza mai mult decât dacă nu ți-ai propune să faci nimic.  

Capitolul 6: Investește-ți timpul cu înțelepciune

Conform autoarei, suntem în plină epidemie de oameni superocupați. Cele 24 de ore ale zilei sau 168 de ore ale săptămânii par să nu ne mai ajungă. Dar soluția la această problemă nu pare a fi nici pe departe un timp suplimentar de care să beneficiem fiecare dintre noi, ci mai degrabă să ne folosim conștient și cu rost de timpul nostru.

Carson Tate îți furnizează aici o serie de strategii de investire a timpului în funcție de stilul de productivitate pe care îl ai. Printre acestea se numără:

• Zilele tematice - o idee foarte productivă pentru cei care se încadrează în stilul vizualizatorului. 

• Intervalele tampon - vor împiedica ca situațiile neprevăzute să îți dea peste cap întregul program;

• Trezitul de dimineață;

• Conceperea unui plan pentru orice situație;

• Valorificarea timpului mort;

• Dacă ești un vizualizator, renunță la sarcinile mici pentru a te putea concentra pe imaginea de ansamblu;

• Fă o listă a priorităților lunare, săptămânale, zilnice: află de aici care sunt cele mai bune tehnici în acest sens.

Capitolul 7: Eliberează-ți creierul cu ajutorul unei liste principale de activități

Pentru a elabora lista principală cu lucruri de făcut poți începe cu următorii patru pași: 

• gândește, 

• întreabă, 

• sortează

• păstrează.

Dar mai înainte de toate va fi nevoie să îți golești creierul de toate lucrurile care te stresează făcând astfel loc doar pentru activitățile principale.

Ulterior, dacă una dintre activitățile principale ți se pare prea greu de pus în practică, încearcă să o împarți în mai multe sarcini mai simple. 

Iar pentru a-ți duce cu bine la îndeplinire sarcinile, folosește lista cu instrumente de gestionare și realizare a sarcinilor adaptate stilului tău de productivitate, pusă la dispoziție de autoare aici. 

Capitolul 8: Fă mai mult: finalizează-ți cu ușurință sarcinile și proiectele

E timpul pentru niște tactici eficiente care să te ajute să îți finalizezi sarcinile. Autoarea îți furnizează aici câteva astfel de tactici adaptate punctelor forte corespunzătoare fiecărui stil de productivitate, dar și câteva instrumente, care, cu siguranță că se vor dovedi a fi extrem de utile.

Tot aici vei învăța să îți creezi propriul ritm în funcție de caracteristicile tale individuale, care corespund stilului de productivitate pe care îl ai.

Capitolul 9: Ține-ți în frâu inbox-ul

Întreruperile cauzate de necesitatea de a ne ține inbox-ul în frâu ne diminuează productivitatea, eficiența și creativitatea, iar de la un an la altul numărul emailurilor pe care le primim este tot mai mare. 

Autoarea îți va furniza aici o serie de ponturi referitoare la gestionarea eficientă a emailurilor, adaptate stilului tău de productivitate, dar și la redactarea eficientă a unui mesaj scris. Unul dintre acestea se referă la cercul de agilitate al e-mailului - un proces în patru pași care se traduce prin: citește, decide, acționează și ordonează.

Capitolul 10: Organizează-ți spațiul pentru a avea libertate mentală și fizică

Mediul în care ne desfășurăm activitatea ne afectează productivitatea mai mult decât am crede. De aceea, uneori, reorganizarea spațiului în care lucrăm ne poate aduce beneficii imediate nesperate. 

Nu întâmplător Carson Tate îți furnizează aici o serie de ponturi referitoare la reorganizarea spațiului de birou în funcție de stilul tău de productivitate pentru munci mai ușor și mai eficient. Asta pentru că un spațiu funcțional, armonios și plăcut nu poate decât să te ajute să te simți inspirat, energizat și productiv. Autoarea îți pune la dispoziție aici o serie de instrumente de productivitate din care să le alegi pe cele care ți se potrivesc cel mai bine. Referirile la productivitatea scăzută din birourile tip open-space vor fi cu siguranță interesante pentru toți cei care au angajați în subordine. 

Capitolul 11: Termină cu plimbatul hârtiilor

The Wall Street Journal a calculat că angajatul american obișnuit pierde șase săptămâni pe an căutând documente pierdute. Prin urmare, autoarea te va ajuta să nu te supraaglomerezi cu hârtii folosind tehnica celor trei întrebări. Astfel, vei ști întotdeauna cu ușurință ce documente să păstrezi și ce hârtii să arunci. Metoda de organizare a hârtiilor în patru pași: citește, decide, acționează, ordonează îți va fi și ea de folos pentru a-ți organiza documentele fie acasă, fie la serviciu. Tot aici vei găsi sisteme de organizare a documentelor adaptate tipului de productivitate al fiecărui individ în parte. Alege-l pe cel care ți se potrivește!

Capitolul 12: Folosește puterea productivă a colegilor tăi: deleagă

Dar până a ajunge să faci asta, autoarea îți explică mai întâi de ce oamenii refuză de regulă să delege o parte din sarcinile lor, pentru ca mai apoi să te ajute să decizi care dintre sarcinile tale de serviciu ar putea fi delegate, astfel încât tu să te poți ocupa de acele aspecte ale jobului tău la care excelezi. Tot aici vei afla câteva modalități de a delega sarcini colegilor tăi adaptate stilului lor de productivitate și vei învăța totodată să îți adaptezi limbajul în funcție de acesta. Folosește în acest sens strategiile de comunicare furnizate de autoare și vei vedea cum delegarea de sarcini va deveni mai ușoară ca niciodată.

Capitolul 13: Colaborează bine cu ceilalți

Cine a spus că munca în echipă este ușoară? Munca în echipă poate fi un calvar dacă nu știi ce trebuie să urmărești și dacă ți se pare că ceilalți mai mult te încurcă decât te ajută. Potrivit lui Carson Tate însă, lucrurile sunt destul de simple în această privință. Când vine vorba despre munca în echipă trebuie să valorifici atuurile stilurilor de productivitate ale membrilor echipei tale și să minimizezi punctele lor slabe. În acest sens îți va fi de mare ajutor să analizezi diferențele de stil de productivitate dintre tine și colegii tăi și să elaborezi schimbări procedurale specifice pentru a putea lucra armonios împreună. De asemenea, vei învăța să oferi consultanță colegilor sau familiei tale în vederea îmbunătățirii performanței acestora în funcție de stilul lor de productivitate.

Capitolul 14: Preia comanda unei revoluții a ședințelor

Ședințele sunt cronofage și de multe ori timpul petrecut în cadrul unei întâlniri ar putea fi valorificat mult mai eficient făcând cu totul altceva. De aceea, consideră autoarea, e important să înțelegem cele șase tipuri de întâlniri care există: informaționale, de luare de decizii, de soluționare a problemelor, de brainstorming, de team-building și de instruire sau de dezvoltare a aptitudinilor, pentru că acesta este primul și cel mai important pas spre o revoluție a întâlnirilor. Doar înțelegând foarte bine scopul și eficiența întâlnirilor se pot găsi alternative potrivite pentru ele sau se pot organiza astfel încât ele să reprezinte un câștig pentru toată lumea și nu doar o simplă pierdere de vreme. Află de aici cum să te pregătești pentru o ședință, în calitate de participant sau de conducător al ei, ce tip de persoane trebuie să participe la o întâlnire, și învață să creezi o agendă POWER, care constituie după părerea autoarei secretul unei întâlniri reușite. Tot aici vei găsi și alte ponturi extrem de utile care să te ajute să îți organizezi ședințele în viitor.

Capitolul 15: Adună totul la un loc

Acesta ar putea deveni capitolul tău preferat. Această scurtă trecere în revistă a tuturor ideilor din carte te va face să conștientizezi la modul cel mai convingător faptul că, felul cum muncești reflectă modul cum trăiești și că, schimbând felul în care muncești îți poți schimba viața, devenind mai bun, mai creativ, mai productiv, mai energic și mai fericit. Ești la volanul propriei vieți, așadar, e timpul să nu te mai mulțumești să reacționezi pur și simplu, e timpul răspunzi atent, eficient și conștient la tot ce se întâmplă în jurul tău. E timpul să muncești eficient și să trăiești din plin!

„Epidemia aglomerării este generalizată și, din păcate, democratică. Ne afectează pe toți, cu simptome care variază în funcție de cine suntem și de tipul de muncă depusă. Timpul, libertatea și rostul sunt câteva dintre costuri.

Din fericire, există o alternativă. Atunci când muncești utilizându-ți punctele forte, recunoscându-ți stilul de productivitate unic, și îți armonizezi munca cu instrumentele, ca să te sprijine, îți este mai ușor să-ți organizezi zilele și săptămânile de lucru. Atunci când recunoști că timpul este o resursă neregenerabilă și îți clarifici prioritățile, îți este mai ușor să răspunzi cu da lucrurilor care contează cu adevărat și să respingi nenumărații factori perturbatori care concurează pentru a-ți atrage atenția. Atunci când poți lucra cu o concentrare neîntreruptă, îți este mai ușor să-ți accesezi creativitatea latentă și adormită. Și încet, foarte încet, observi o transformare a condițiilor de viață. Muncești eficient și trăiești din plin.” (Carson Tate, Muncește eficient)

TESTIMONIALE:

„Cu toții lucrăm în mod diferit și a ne cunoaște pe noi înșine constituie secretul către o gestionare eficace a timpului. În acest ghid accesibil, Carson Tate ne arată cum să avem încredere în propriul stil și să realizăm astfel mai mult.”

― Laura Vanderkam, autoare a cărții What the Most Successful People Do Before Breakfast (Ce fac majoritatea oamenilor de succes înainte de micul dejun)

„Cea mai importantă bogăție pe care o ai este timpul, așa că nu îți poți permite să-l irosești. Nu numai că Muncește eficient constituie o bogăție de sfaturi solide, practice și bine așezate despre cum să-ți recuperezi timpul, dar este încărcată din plin cu emoție, căldură și umanitate.”

― Sonia Choquette, autoare a cărții The Answer Is Simple and Trust Your Vibes at Work (Răspunsul este simplu, așa că ai încredere în vibrațiile de la serviciu)

„Cea mai importantă resursă a unui lider este timpul. Muncește eficient îi ajută pe lideri să găsească acest timp, astfel încât să poată maximiza contribuțiile celorlalți și să facă strategii pentru viitor. Această carte reprezintă o neprețuită resursă în acest sens.”   

― Bill Timmerman, fost director general la SCANA

„Într-o vreme în care munca a devenit extrem de complicată și în care foarte mulți dintre noi suntem prinși în plasa aglomerărilor de tot felul, suntem înecați în e-mailuri, întrerupți, distrași și supraîncărcați cu informații, Carson Tate a scris un ghid pentru sănătatea mentală. Plină de sfaturi practice iminente, această carte ne poate ajuta pe toți să muncim eficient și să trăim din plin.”  

― Brigid Schulte, autoare a cărții Overwhelmed (Copleșit).